La digitalizzazione: da semplice area di miglioramento a fattore strategico delle grandi aziende

La gestione digitale e dematerializzata dei processi legati ai documenti e ai dati in ambito aziendale (e non solo) da alcuni anni è diventata un fattore strategico per le grandi realtà aziendali internazionali e a seguire per le PMI. Sicuramente l’introduzione della Fatturazione Elettronica obbligatoria nel 2019 ha dato una spinta notevole in questo senso ma l’argomento, anche per lo stretto legame con la sostenibilità ambientale, stava già assumendo un ruolo da protagonista nelle scelte strategiche come fattore essenziale per l’ottimizzazione dei processi e delle risorse umane.

Recentemente poi, a causa dell’emergenza Covid-19, lo “smart working”, la gestione delle attività interne aziendali nonché la necessità di garantire i rapporti con i clienti da remoto hanno evidenziato l’esigenza di accelerare il processo di trasformazione digitale abbattendo anche gli ultimi baluardi del sempre vispo esercito degli scettici.

Ma… non è così semplice. Non basta infatti scansionare un documento cartaceo in PDF per poter affermare di aver avviato una trasformazione digitale: il tema e le esigenze delle aziende sono ben più complessi. Le grandi aziende oggi richiedono la gestione dell’intero processo, comprensivo delle competenze sul tema e delle tecnologie abilitanti. Le aziende comprano quindi un risultato che possiamo riassumere in alcuni fattori essenziali:

• L’eliminazione della carta attraverso la Conservazione a Norma dei documenti fiscali.
• La digitalizzazione dei processi autorizzativi (workflow).
• La creazione di archivi di documenti digitali di qualsiasi natura, provenienza e formato.
• La trasformazione da cartaceo a digitale di tutti i documenti soggetti a firma grafica (con valenza legale).
• L’integrazione dei vari sistemi aziendali con i processi legati ai documenti.
• La possibilità di consultare gli archivi documentali mediante un accesso internet da qualsiasi parte del mondo.
• La condivisione dei documenti digitali in tempo reale da parte di attori diversi.

In Italcementi il risultato perseguito è stato quello di ottimizzare il processo legato alla gestione della documentazione da sottoporre a firma da parte dei propri clienti distribuiti sull’intero territorio nazionale ed eliminare completamente il supporto cartaceo a favore di un processo interamente digitale che prevedesse la creazione automatizzata dei documenti (con controllo in tempo reale dei dati essenziali), la gestione del processo di firma digitale da parte del cliente e la conservazione digitale a norma di legge dei documenti stessi: zero carta e gestione anche da remoto.

E questo è stato solo il primo step di una sequenza evolutiva che sta portando alla realizzazione di una piattaforma di Knowledge Management, un “Hub informativo” dove far confluire dati, documenti e comunicazioni provenienti da diversi giacimenti informativi interni ed esterni all’azienda, che si rimodella e si propone come una “user experience” personalizzata a seconda delle autorizzazioni e delle esigenze dell’utente (area commerciale, back office, direzione, ecc…).

BusinesSolution – Consorzio  Scai ha proposto a Italcementi la propria esperienza maturata in numerose grandi realtà internazionali: siamo un gruppo di 11 aziende da oltre 40 anni operante nel settore della gestione dati e documenti, con accreditamento Agid  per la conservazione a norma dei documenti digitali, e come intermediario per la fatturazione elettronica (Olsa Informatica Spa).

Nello specifico, grazie al lavoro svolto dalla consociata Olsa Informatica Spa, Italcementi è passata da una gestione cartacea di circa 80/90.000 documenti all’anno (tra contratti e moduli accessori) relativi a circa 5.000 clienti, con problematiche annesse di catalogazione dei documenti firmati, di gestione complessa della reportistica, di logistica degli archivi cartacei (locali saturi), a un processo interamente digitale che ha portato vantaggi immediati e concreti:

• Eliminazione della carta.
• Precompilazione automatiche dei dati essenziali dei contratti e moduli.
• Verifica in tempo reale della autenticità dei dati di compilazione.
• Riduzione degli errori nella compilazione e nelle firme.
• Reportistica dinamica.
• Tracciabilità delle informazioni e dei processi.
• Ottimizzazione delle risorse dedicate.
• Ricerca dei documenti facilitata.
• Processo gestibile anche interamente da remoto.
• Miglioramento della “user experience” e dell’immagine aziendale.
• Riduzione drastica dei tempi di gestione dell’intero processo.